Email doanh nghiệp

Kiến thức hữu ích về thư điện tử email dành cho người mới bắt đầu

Thư điện tử email là gì?

Thư điện tử Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet. Thông điệp được lưu trữ trong Email có thể tồn tại ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.

Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp liên lạc qua internet này có thể đem đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Nhưng muốn sử dụng email hiệu quả thì trước tiên bạn cần hiểu rõ về nó.

Email được tạo ra lần đầu tiên vào những năm thập niên 60 nhưng chỉ sử dụng rất hạn chế. Khi mạng internet phát triển hơn thì nhu cầu về thư điện tử cũng tăng cao. Cho đến bây giờ, email đã trở thành một phương tiện liên lạc online rất phổ biến với mọi người.

thư điện tử email

Cấu trúc của một địa chỉ thư điện tử email

Gồm 2 phần cơ bản, đó là:

  • Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: nguyenminhtam@yahoo.com thì nguyenminhtam là phần tên hộp thư.
  • Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi Gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com.

Email ngày nay có tốc độ gửi-nhận siêu nhanh, cho phép trao đổi thông tin gần như tức thì. Không chỉ vậy, bên cạnh văn bản, email còn đính kèm được hình ảnh, video, âm thanh,… rất sống động.

Các chức năng, lợi ích và phân loại thư điện tử email

1. Chức năng

Dưới đây là đơn cử một vài chức năng mà một email tốt cần có:

  • Spam Filter: Một nhà cung cấp dịch vụ gửi mail tốt sẽ có hệ thống phát hiện và lọc thư spam trong hộp thư đến.
  • Storage: Không gian lưu trữ của tài khoản. Tùy theo nhà cung cấp và phiên bản (trả phí hay mất phí) mà không gian lưu trữ này sẽ có sự khác biệt.
  • Sổ địa chỉ (addresses): Chức năng dùng để lưu trữ các địa chỉ liên lạc cần thiết.
  • Find/search mail: Công cụ tìm kiếm email trong hộp thư.
  • Tự động trả lời email: Chức năng này cho phép hệ thống tự động gửi mail trả lời (theo mẫu đã soạn thảo trước) khi có thư đến.

2. Lợi ích của thư điện tử email là gì?

So với bưu chính truyền thống thì email mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể như:

  • Nhận thư nhanh chóng, dễ dàng: Nếu gửi thư theo cách thông thường, thời gian nhận thư sẽ rất lâu và phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Nhưng với email, bạn chỉ cần nhấp chuột, chưa đầy 1 phút sau người bên kia sẽ nhận được thư. Như vậy, khi gửi email, thời gian nhận thư được rút ngắn đáng kể. Mọi thao tác cũng được đơn giản một cách tối đa.
  • Tiết kiệm chi phí: Khi gửi thư thông thường, bạn sẽ cần mất phí chuyển phát. Nhưng khi dùng email, thông tin sẽ được truyền đi qua mạng internet và gần như không tốn phí.
  • Nhận – gửi thư mọi lúc: Chỉ cần có smartphone hoặc laptop kết nối internet là bạn có thể gửi và nhận email mọi lúc.
  • Chứa nhiều dạng thông tin khác nhau: Ngoài văn bản, email còn có thể đính kèm tập tin, hình ảnh, âm thanh,… với dung lượng lớn.

thư điện tử email

3. Các loại thư điện tử email phổ biến

Email có thể chia làm 2 dạng là email cá nhân và email doanh nghiệp. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và dùng cho cá nhân. Email doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Email cá nhân thường sẽ được đăng ký miễn phí. Trong khi đó, email doanh nghiệp sẽ cần trả phí.

Email cá nhân là gì?

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của doanh nghiệp. Loại email này doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho các nhân viên sử dụng. Đuôi email có tên của doanh nghiệp thường sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, do được quản lý bởi công ty nên email doanh nghiệp có độ bảo mật khá cao và không bị spam. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty cũng có thể thu hồi lại tài khoản email và giữ lại các dữ liệu trước đó. Email 4B là email cao cấp dành riêng cho doanh nghiệp có nhu cầu mail lớn và chất lượng, xem tính năng của email 4b.

Đăng ký thư điện tử email ở đâu?

Nếu muốn tạo email cá nhân thì bạn có thể đăng ký tại các đơn vị cung cấp email miễn phí như: Gmail, Yahoo! Mail hoặc Outlook,… Trong đó:

  • Email đăng ký tại Gmail sẽ có dạng: yourname@gmail.com.
  • Email đăng ký tại Yahoo! Mail sẽ có dạng: yourname@yahoo.com.
  • Email đăng ý tại Outlook sẽ có dạng: youtname@outlook.com.

1. Đâu là đơn vị cung cấp email miễn phí tốt nhất hiện nay?

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí khác nhau để người dùng lựa chọn. Nhưng Gmail và Outlook vẫn là 2 cái tên được đánh giá cao nhất và phổ biến hiện nay.

Gmail

Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay. Gmail hiện tại đang cung cấp dịch vụ email cho cả cá nhân (miễn phí) và doanh nghiệp (trả phí). Theo báo cáo thống kê của TechCrunch thì tính đến năm 2016, trên thế giới có khoảng hơn 1 tỷ người sử dụng Gmail.

Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích mạnh mẽ và hệ thống bộ lọc mạnh mẽ. Một số tính năng nổi bật của dịch vụ email này có thể kể đến như: tính năng hoàn tác gửi, chuyển tiếp email, xác minh 2 bước, spam filter,… Đặc biệt, Gmail còn được tích hợp với các công cụ hữu ích của Google như Google Calendar, Google Documents,…

Outlook

Outlook.com là nhà cung cấp email miễn phí của Microsoft. Theo một số thống kê thì tính đến năm 2016, Outlook đã có hơn 400 triệu người dùng trên thế giới. Dịch vụ cung cấp email này được hỗ trợ rất nhiều tính năng từ Microsoft như: Cultter, undelete, phục hồi email,… Outlook sử dụng xác minh 2 bước để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản người dùng.

thư điện tử email

2. Cách đăng ký thư điện tử email miễn phí?

Trong phần này, SEMTEK Co,. LTD sẽ hướng dẫn bạn cách để tạo tài khoản email từ các đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất hiện nay.

Đăng ký Gmail miễn phí

Để tạo tài khoản Gmail, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký Gmail
  • Bước 2: Điền đầy đủ thông tin Họ, Tên, Tên địa chỉ email, Mật khẩu,… theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó chọn “tiếp theo”.
  • Bước 3: Hệ thống Gmail sẽ chuyển bạn đến trang xác minh số điện thoại. Bạn cần điền số điện thoại của mình trước khi sang bước tiếp theo.
  • Bước 4: Hệ thống sẽ gửi mã xác minh vào điện thoại của bạn. Gõ mã này vào ô trống.
  • Bước 5: Điền thông tin ngày, tháng, năm sinh, giới tính và địa chỉ email khôi phục theo hướng dẫn.
  • Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo quyền riêng tư. Bấm và nút “Tôi đồng ý” để hoàn tất. Cuối cùng, hệ thống hiện thông báo chúc mừng bạn đã đăng kí thành công của Gmail.

Đăng ký Outlook Mail miễn phí

Bạn có thể đăng ký Outlook theo các bước đơn giản sau:

  • Bước 1: Truy cập vào trang đăng ký mail Outlook!
  • Bước 2: Nhập địa chỉ email muốn tạo theo yêu cầu của hệ thống.
  • Bước 3: Tạo mật khẩu và bấm vào nút “Tiếp theo” để sang bước kế tiếp.
  • Bước 4: Điền thông tin Họ, Tên. Sau đó bấm vào nút “Tiếp theo”.
  • Bước 5: Bổ sung các thông tin khác theo yêu cầu. Sau đó bấm nút “Tiếp theo”.
  • Bước 6: Gõ ký tự xác minh. Bấm nút “Tiếp theo” để hoàn tất.

Những nguyên tắc vàng khi sử dụng thử điện tử email 

1. Sở hữu một địa chỉ email lâu dài – thư điện tử email

Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức như khi đổi số di động, khiến cho bạn bè và đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).

Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp mà bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy. Còn nếu  bạn muốn sở hữu một địa chỉ email gắn bó vĩnh viễn với mình thì cách duy nhất là phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó.

2. Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức

Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo mà đã vài năm không dùng đến? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email dành cho công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, và một địa chỉ gắn với Facebook?

Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (do cơ quan cung cấp) thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.

3. Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi

Nếu không muốn thấy hòm thư của mình ngập tràn thư rác và thư quảng cáo, bạn chỉ nên cung cấp địa chỉ email của mình cho bạn bè, đồng nghiệp và đối tác quan trọng. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó,hãy sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.

4. Đừng bấm “Reply All” một cách bừa bãi

Khi muốn gửi một thư mới đến địa chỉ mà bạn từng gửi thư trước đó, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply). Hãy soạn thư một bức thư mới và chọn lại địa chỉ đó từ sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, bạn rất dễ rơi vào tình trạng có một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.

5. Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC – thư điện tử email

Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than (Carbon Coppy). Nhưng hiện nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi.

Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, bạn nên đặt danh sách địa chỉ trong mục BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh sách đồng gửi. Như vậy, bạn sẽ đảm bảo tôn trọng quyền riêng tư của người nhận, không tiết lộ địa chỉ email của người họ với người khác khi chưa có được sự đồng ý.

6. Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn

“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với những người phải nhận tới hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.

Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric”. Người nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi từ địa chỉ hiện thị trong ô From. Nếu là thư quan trọng thì bạn nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể, hãy đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này về việc sa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.

7. Mỗi thư một chủ đề

Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời. Vì vậy, để tiện cho người họi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.

thư điện tử email

8. Viết ngắn gọn – thư điện tử email

Bạn có thường xuyên phải đọc những bức thư điện tử có tới ba đoạn dài lê thê? Nếu bạn không muốn đọc những bức thư dài dòng như vậy, thì hãy hiểu là người khác cũng thế.

9. Dùng phần mềm diệt virus

Trong bối cảnh hầu hết virus lây lan qua email, bạn nên kiểm tra các thư mình nhận và gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và đi là bước đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính của bạn.

10. Đừng đính kèm file quá lớn

Trước đây, để gửi các file dữ liệu số cho người khác, bạn chỉ có cách duy nhất là dùng email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Với các file dữ liệu có dung lượng lớn, tốt hơn hết  là bạn nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.

Bạn có thể chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn muốn chia sẻ một đoạn phim, hãy tải nó lên YouTube, sau đó gửi cho người nhận đường link để họ có thể xem đoạn phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, bạn nên dùng các trang web như MediaFire chẳng hạn, sau đó thì gửi đường link tải file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm. Nói chung, tốt nhất bạn không nên gửi đính kèm những file lớn hơn 10MB.

11. Đừng mở đính kèm hoặc các link lạ

Con đường dính virus hàng đầu là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử nào. Kể cả khi đính kèm đó trông rất bình thường, nó vẫn ẩn chứa nguy hiểm bởi virus cũng biết ngụy trang. Nếu nhận thấy đính kèm trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, bạn nên liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt, bạn nên cẩn trọng với những thư điện tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.

12. Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email

Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên copy những phần quan trọng có liên quan.

13. Đừng gửi thư điện tử email khi đang tức giận

Khi tức giận, bạn không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Nếu gửi email trong lúc giận dữ, bạn rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư, viết ra những điều dễ khiến bạn hối hận sau này. Nên gửi email sau đó vài giờ hoặc vào ngày hôm sau, khi bạn đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email.

14. Thu về thư điện tử email đã gửi

Sẽ có lúc, bạn gửi email và nhận thấy thư vừa gửi có lỗi và bạn không muốn gửi nó nữa. Có một số cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc này.

Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập tính năng này bằng cách thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để kịp thời chỉnh sửa trước khi thư được gửi đi.

Bạn có thể thiết lập quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn ‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.

15. Đừng gửi email những gì có thể chat

Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo!Messenger, Facebook Messenger, Skype hay Twitter.

Các tìm kiếm liên quan đến thư điện tử email

  • lấy 2 ví dụ về địa chỉ thư điện tử
  • thư điện tử là gì tin học 9
  • đăng nhập email
  • cách sử dụng thư điện tử
  • trong phần mềm thư điện tử dùng để làm gì
  • thư điện tử là gì tin học 10
  • nhược điểm của thư điện tử
  • nêu các bước gửi và nhận thư điện tử

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Check Also
Close
Back to top button