Marketing tổng thể

Tổng Đài Ảo – Giải Pháp Chăm Sóc Khách Hàng Hoàn Hảo

Tổng đài ảo là một tổng đài điện thoại sử dụng trên mạng ảo, chỉ cần có kết nối internet hay 3G là có thể sử dụng. Đây là giải pháp được khá nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn trong thời gian gần đây. Tổng đài ảo hổ trợ mọi đầu số kết nối như 1900/1800/ đầu số cố định IP, đầu số cố định điện thoại analog cho doanh nghiệp.

Định nghĩa chính xác về tổng đài ảo

1.Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là tổng đài được sử dụng hoàn toàn thông mạng internet ( thay cho việc kéo đường dây từ bưu điện ). Làm thay đổi suy nghĩ khách hàng từ việc mua sang thuê tổng đài. Nó phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty dịch vụ… Muốn có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu từ tổng đài. Không cần IT vận hành.

 tổng đài ảo

Tổng đài ảo cũng có nhiều điểm giống tổng đài vật lý thông thường nhưng có 1 điểm khác biệt nổi trội: nhân viên trực tổng đài không cần phải túc trực ở văn phòng để làm việc. Vì các nhân viên được kết nối một cách ảo, họ có thể làm việc ở bất cứ đâu. Như tên gọi “Tổng đài ảo”, ảo có nghĩa rằng công ty không cần văn phòng cho Tổng đài và cũng không cần nhiều thiết bị phần cứng. Thay vào đó, nhân viên của bạn sẽ truy cập bằng cách đăng nhập vào phần mềm tổng đài online.

2. Đối tượng khách hàng nào nên dùng tổng đài ảo?

Vài năm gần đây, tổng đài ảo là một trong những dịch vụ tổng đài được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến.

Đối tượng khách hàng chủ yếu là:

– Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp cần thiết lập tổng đài điện thoại riêng nhưng lại không có chuyên viên kĩ thuật. Tổng đài riêng sẽ hỗ trợ tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng… của công ty qua điện thoại.

– Bộ phận chăm sóc hỗ trợ khách hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, bộ phận bán hàng trực tuyến của các doanh nghiệp, các cửa hàng, siêu thị…

Tổng đài ảo hoạt động như thế nào?

1. Cách thức hoạt động của tổng đài ảo

Vì là ảo, nên nhân viên không cần đến điện thoại bàn, không cần đến văn phòng. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Và điều quan trọng là tất cả họ chỉ được sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để gọi/nhận cuộc gọi khách hàng. Một đầu số doanh nghiệp có thể nghe/gọi cùng lúc vô số cuộc gọi. Làm thế nào tổng đài ảo có thể làm được điều này?

Về cơ chế hoạt động, tổng đài ảo là tổng đài sử dụng internet, tức truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Để sử dụng, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP được cung cấp bởi FPT, CMC,… Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,… Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. Doanh nghiệp không cần đi dây điện thoại.

Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại doanh nghiệp để cskh.

tổng đài ảo

2. Ưu điểm cho doanh nghiệp, công ty khi sử dụng

– Người sử dụng không cần đầu tư bất kỳ hệ thống gì, Thiết bị đầu cuối sử dụng: IP Phone, Software cài trên Smartphone, Software cài trên PC, hoặc gateway sử dụng cho các điện thoại analog.

– Doanh nghệp không cần duy trì nhân sự cũng như quản lý hệ thống tổng đài. Việc quản trị hệ thống, thực hiện việc thiết lập cấu hình thông qua Internet với trình duyệt Web, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn hoặc 3G.

– Không cần đi dây hệ thống cáp điện thoại mới, tổng đài cloud hoạt động trên hạ tầng mạng máy tính sẵn có.

– Cắt giảm hoàn toàn cước phí liên lạc giữa các chi nhánh và cước phí gọi quốc tế.

– Sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến.

– Quản lý và điều khiển cuộc gọi một cách dễ dàng.

– Cho phép làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau.

– Cho phép tích hợp chức năng điện thoại ( dựa vào số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call,… ) với phần mềm bán hàng CRM, phần mềm marketing,… đem đến dịch vụ khách hàng tốt hơn, năng suất cao hơn.

– Dễ dàng mở rộng và di chuyển, chỉ gắn thiết bị đầu cuối vào mạng máy tính là có thể dùng

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?

tổng đài ảo

1. Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp không cần phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ đến các chi nhánh hoàn toàn miễn phí, tiết kiệm cước lên đến 50%.

2. Không cần nhân viên kĩ thuật (IT)

Doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự và chi phí bảo trì bảo dưỡng hệ thống.

3. Ghi âm cuộc gọi

Những cuộc gọi của nhân viên với khách hàng sẽ được ghi âm lại toàn bộ. Tiện ích này giúp cho việc chăm sóc khách hàng cũng như kiểm tra quá trình nhân viên tư vấn, khách hàng phản hồi được tốt hơn.

4. Dễ dàng nâng cấp mở rộng

Tổng đài ảo không phức tạp như bạn nghĩ. Trong trường hợp doanh nghiệp có thêm một nhân sự mới, chi nhánh mới, tviệc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng dù không cần sự hỗ trợ từ nhân viên IT.

5. Kết nối phần mềm

Cung cấp API kết nối đến các phần mềm bán hàng chăm sóc hàng CRM, ERP.

6. An toàn ổn định

Hệ thống tổng đài ảo có thể đảm bảo độ ổn định an toàn thời gian uptime 99,9%.

Hỗ trợ đa nền tảng (máy vi tính, điện thoại thông minh, … )

7. Thống kê cuộc gọi

Bạn có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua việc thống kê số lượng cuộc gọi vào ra.

Top 5 dịch vụ tổng đài tốt nhất tại Việt Nam

1. WEBICO

WEBICO là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu với chất lượng chuyên nghiệp mà bạn nên tham khảo.

Với kinh nghiệm phục vụ khách hàng từ những năm 2009 đến nay, WEBICO luôn cam kết và đảm bảo sẽ mang lại các chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình. Bên cạnh hệ thống tính năng đa dạng, các gói dịch vụ của WEBICO còn có chi phí hợp lí, phải chăng.

2. VIVAS

VIVAS là một trong các dịch vụ tổng đài ảo được nhiều người dùng ưa chuộng hiện nay. Khách hàng không cần trang bị tổng đài nội bộ mà vẫn có thể sử dụng đầy đủ các tính năng cần thiết từ mạng của nhà cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp có 3 lựa chọn kết nối: tới mạng cố định, mạng di động và kết hợp cố định với di động.

Với nguồn nhân lực sẵn có và kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin, VIVAS đã cung cấp nhiều gói dịch vụ liên quan đến tổng đài ảo cho hàng ngàn khách hàng trong nhiều năm qua.

Với Giải pháp Tổng đài Chăm sóc khách hàng trên nền IP (IP Contact Center), các doanh nghiệp tương tác với khách hàng của họ trên mọi phương tiện: điện thoại, email, văn bản, tin nhắn SMS. Công nghệ của VIVAS  xử lý tất cả các kênh truyền thông đa phương tiện, các yêu cầu được định tuyến tới các ứng dụng Trả lời tự động, hoặc các Điện thoại viên phù hợp.

3. CloudFone

CloudFone cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khá tiềm năng mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn.

CloudFone là giải pháp tổng đài điện thoại ứng dụng công nghệ trên Internet giúp Doanh Nghiệp tiết kiệm 50% tiền điện thoại hàng tháng. CloudFone có thể kết nối với tất cả các đầu số 1900/1800, số cố định hoặc di động của các nhà mạng.

Hiện nay Cloud Fone đang cung cấp tổng cộng 4 gói dịch vụ cho các khách hàng của mình từ gói cơ bản đến nâng cao.

tổng đài ảo

4. Vhost

Dịch vụ Tổng Đài Ảo của Vhosst là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng các cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp nhất. Với dịch vụ V-PBX khách hàng chỉ cần trang bị điện thoại IP hoặc tận dụng điện thoại analog sẵn có thông qua IP Gateway, hoặc Softphone là có thể sử dụng được đầy đủ tính năng của 1 tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu tư hệ thống tổng đài.

Vhost cũng đang có 4 gói dịch vụ dành cho các công ty, doanh nghiệp với mức chi phí từ 300.000 – 1.200.000

5. CMC

Nếu đang tìm kiếm một dịch vụ tổng đài ảo uy tín với nhiều tính năng hữu ích, chất lượng và có chi phí hợp lí, dịch tổng đài ảo của CMC cũng là một lựa chọn thich hợp

CMC cung cấp cho khách hàng của mình các dịch vụ thoại nội bộ các chi nhánh trong nước và quốc tế/call center Ip/ IVR/ với các chức năng voice mail, webbase, báo cáo, bình chọn… với chất lượng ổn định, giá thành rẻ, đội ngũ nhân viên support chuyên nghiệp, tận tình…

 

Tìm kiếm liên quan đến tổng đài ảo

  • tổng đài ảo cho doanh nghiệp
  • tổng đài ảo miễn phí
  • ưu điểm của tổng đài ảo
  • cloudfone
  • cloud phone là gì
  • tổng đài công ty
  • tổng đài ảo free

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button